Віддалитися, щоб не "видалити" бізнес

Уперше у своїй історії український бізнес зіштовхнувся із необхідністю налагодити роботу в ситуації, коли співробітники не можуть прийти в офіс, покупці - в магазин, клієнти - в перукарню, слухачі - в аудиторію освітніх курсів. Але зупиняти життя не можна.

Тому ми зібрали для наших читачів різноманітні рекомендації, як не зупинити бізнесу при запровадженому карантині. Звичайно, повністю уникнути збитків у більшості бізнесів не вийде. Є й ті, хто в карантин озолотиться, - служби доставки, інтернет-магазини, онлайн-курси тощо. Однак для більшості різноманітні форми віддаленої роботи - це просто спосіб знизити збитки. Адже навіть часткова робота завжди ліпше, ніж цілковитий простій. Та й потім, після карантину, не доведеться запускати бізнес заново.

Трохи про масштаби проблеми: 65% українських компаній не зможуть виконати свої річні бізнес-плани через епідемію коронавірусу. Так вказується в прес-релізі за результатами опитування на тему "Економічний вплив COVID-19 на Україну", проведеного Американською торгово-промисловою палатою та консалтинговою компанією Deloitte. Опитування було проведено 19 березня серед 104 представників 96 бізнес-організацій України. Три чверті опитаних - головні виконавчі директори (CEO) своїх компаній.

Близько 47% опитаних компаній планують зберегти нинішню кількість своїх працівників і лише чверть респондентів - скоротити їх кількість. Дослідження показало, що понад 30% опитаних компаній не можуть перевести більшість своїх співробітників на дистанційний режим роботи.

Перевести всіх співробітників на віддалену роботу можуть лише 18% компаній, у більшості з яких не більш як 200 чоловік персоналу. Також компанії, які не можуть організувати для своїх співробітників дистанційний режим роботи, серед причин називають проблеми з громадським транспортом (65% опитаних) і забезпеченістю засобами медичного захисту (52%) як ключові перешкоди для ефективного функціонування в умовах карантину. Більшість опитаних побоюються, що згортання співробітництва з МВФ і можливий дефолт держави стануть додатковим навантаженням на бізнес, тому підприємства очікують від уряду забезпечення стабільного функціонування банківської системи та продовження співробітництва з МВФ.

Усі компанії, змушені нині організовувати віддалену роботу, можна поділити на дві великі групи. Перша - це заклади, що обслуговують клієнтів, або займаються виробництвом, або роздрібною торгівлею. Їм найскладніше, адже вони змушені згорнути роботу за прямим розпорядженням держорганів. А верстата чи прилавка додому не віднесеш…

Друга група - фірми, основну роботу яких зосереджено в офісах. Їм якраз набагато простіше перейти на віддалену роботу. Однак "простіше" - не означає "безболісно". Перевести на роботу з дому досить великий офіс, як з'ясувалося, не найбільш тривіальне завдання.

Перша група: виявляємо винахідливість

Тут усе дуже залежить від сфери діяльності. Тож давати загальні поради сенсу немає, ліпше розглянемо конкретні приклади.

Здавалося б, будівництво складно вести дистанційно. Але, виявляється, ні. Кілька київських будівельних компаній, будівництва яких у столиці зупинено, швидко переорієнтувалися на провінцію. Їхні менеджери активно збирають замовлення на добудовування чого завгодно в сільській місцевості - від корівника для фермера або елеватора для агрохолдингу й до котеджу за 30 кілометрів від Києва.

Будівельників на об'єкти возять орендованими автобусами, декого селять у "побутовках" прямо на місці. Демпінгують запекло, вже не на межі, а за межею рентабельності, зізнаючись: нині головне - зберегти колективи та мінімізувати збитки.

Багато кафе й ресторанів закрили зали, але не зупинили кухонь. Кухарі працюють, директори терміново купують рекламу в Інтернеті, страви продають навинос - найчастіше їх забирають кур'єри служб доставки. За визнанням гравців галузі громадського харчування, оборот виходить на рівні 40–50% від щоденного, рентабельність - 20–30% від звичайної. Але все ж таки ліпше, ніж повністю закритися.

Магазини одягу та взуття "тікають" в Інтернет. У більшості тепер можна зробити замовлення на сайті, доставка - знову ж кур'єром. Меблевим магазинам, як і магазинам товарів для дому, трохи складніше. Але нічого не вдієш, вони пішли тим самим шляхом.

Компанії, які займалися проведенням усіляких конференцій, семінарів, навчальних курсів та іншого, здебільшого теж не розгубилися. Люди все одно сидять вдома й далеко не всі готові бездумно дивитися телевізор. Тож публічні заходи швидко перевели в онлайн (музичних концертів це, щоправда, не торкнулося).

І тут виникає питання монетизації, адже в онлайні безодня всіляких безплатних курсів і лекцій. Але тут уже кожен як може…

Перукарі, візажисти, майстри манікюру - всі працюють вдома: в себе або приїжджають до замовника індивідуально. Ціни на перелічені послуги по Києву вже зросли на 20–30%.

Адвокати, юристи, маркетологи, дизайнери, фітнес-тренери, загалом усі, хто заробляв у своїх конторах, відправилися додому.

Друга група: організованість і самодисципліна

Переведення офісних співробітників у режим дистанційної роботи суттєво впливає на бізнес-процеси кожної компанії. Між "можна, я завтра з дому попрацюю" і організацією повноцінного робочого процесу на віддаленні для колективу із сотні чоловік - справжня прірва.

Співробітники, що звикли проводити багато часу разом, починають зазнавати проблем, передусім із дисципліною, самоорганізацією та мотивацією. В результаті бізнес-процеси розладнуються, а клієнти страждають від затримок в обслуговуванні та стрімкого погіршення сервісу. Тому, починаючи переведення офісу на дистанційну роботу, перш за все слід оцінити, яка частка співробітників готова до такого переходу. Потім потрібен план для тих, хто не може трудитися віддалено через сімейні, особисті чи інші обставини. Співробітників, які продовжать працювати в офісі, треба розмістити в кімнатах, призначених для конференцій, на максимально віддаленій відстані одне від одного.

IT-відділу доведеться подбати про технічний бік процесу. Далеко не з усіма даними можна працювати віддалено, за межами локальної мережі підприємства. Наприклад, у бухгалтерії точно можуть початися проблеми. Ще гірше банкам і страховим компаніям, - там навіть законодавство не дозволяє віддалено працювати з багатьма типами даних. Та й загалом потрібно подбати про інформаційну безпеку. Співробітники, що працюють із дому і з власних комп'ютерів, значно вразливіші для хакерів, ніж ті, хто працює в офісі.

Будь-яка віддалена робота будується на самодисципліні й розмежуванні робочого та особистого часу і простору. Але вони постійно намагаються перемішатися. То з ранку до ночі сидиш за монітором, працюючи над великим проєктом або навіть кількома, то весь день відволікаєшся на домашні справи або просто смішні відосики, а потім намагаєшся наздогнати й повертаєшся до першого варіанта.

Американське агентство Bloomberg теж зазначає, що віддалена робота збільшує робочий день приблизно на дві години, тобто плюс 40 годин роботи на місяць. Виходить, люди працюють із дому практично без вихідних (з іншого боку, багато хто витрачав стільки ж часу на проїзд до роботи й назад). Тут на обрії вже починають виднітися професійне вигоряння та нервові зриви, які, звичайно, ні співробітникам, ні компанії не потрібні.

Розірвати це порочне коло може лише жорсткий розклад, який починається з відмови від постійного носіння халата і піжами. Бажано зробити собі окреме робоче місце та домашній робочий дрес-код. Далі йде складання списку завдань на день, причому не обов'язково тільки для віддаленого працівника й тільки по роботі. Якщо в нього є родина і діти, нехай подумає й про їхній розклад, це допоможе не відволікати одне одного в робочий час і зосереджуватися на роботі саме тоді, коли це важливо і продуктивно. Наприклад, спілкуватися під час перерв і спільних прийомів їжі.

Інше слабке місце віддаленої роботи полягає в тому, що багато комунікацій і емоційних процесів відбуваються приховано, і може бути важко побачити повну картину того, що відбувається. Щоб згладити ці моменти, керівництву фірми слід організувати регулярні зустрічі в онлайні: командні, з робочими групами й індивідуально. Поінформованість і прозорість - запорука успіху.

Однак приготуйтеся: швидко ввійти в робочий режим усьому колективу на віддаленні однаково не вийде. Проблеми неминучі. Як і економічний провал, коли все, нарешті, закінчиться.

Всі статті автора читайте тут.