Удалиться, чтобы не "удалить" бизнес

Впервые в своей истории украинский бизнес столкнулся с необходимостью наладить работу в ситуации, когда сотрудники не могут прийти в офис, покупатели - в магазин, клиенты - в парикмахерскую, слушатели - в аудиторию образовательных курсов. Но останавливать жизнь нельзя.

Поэтому мы собрали для наших читателей разнообразные рекомендации: как не остановить бизнес при введенном карантине. Конечно, полностью избежать убытков у большинства бизнесов не получится. Есть и те, кто в карантин озолотится, - службы доставки, интернет-магазины, онлайн-курсы и т.п. Однако для большинства разнообразные формы удаленной работы - это просто способ снизить убытки. Ведь даже частичная работа всегда лучше, чем полный простой. Да и потом, после карантина, не придется запускать бизнес заново.

Немного о масштабах проблемы: 65% украинских компаний не смогут выполнить свои годовые бизнес-планы из-за эпидемии коронавируса. Так указывается в пресс-релизе по результатам опроса на тему "Экономическое влияние COVID-19 на Украину", проведенного Американской торгово-промышленной палатой и консалтинговой компанией Deloitte. Опрос был проведен 19 марта среди 104 представителей 96 бизнес-организаций Украины. Три четверти опрошенных - главные исполнительные директора (CEO) своих компаний.

Около 47% опрошенных компаний планируют сохранить нынешнее количество своих работников и только четверть респондентов - сократить их количество. Исследование показало, что более 30% опрошенных компаний не могут перевести большинство своих сотрудников на дистанционный режим работы.

Перевести всех сотрудников на удаленную работу могут лишь 18% компаний, у большинства из которых не более 200 человек персонала. Также компании, которые не могут организовать для своих сотрудников дистанционный режим работы, среди причин называют проблемы с общественным транспортом (65% опрошенных) и обеспеченностью средствами медицинской защиты (52%) как ключевые преграды для эффективного функционирования в условиях карантина. Большинство опрошенных опасаются, что сворачивание сотрудничества с МВФ и возможный дефолт государства станут дополнительной нагрузкой на бизнес, поэтому предприятия ожидают от правительства обеспечения стабильного функционирования банковской системы и продолжения сотрудничества с МВФ.

Все компании, вынужденные сейчас организовывать удаленную работу, можно разделить на две большие группы. Первая - это заведения, обслуживающие клиентов, либо занимающие производством, либо розничной торговлей. Им сложнее всего, ведь они вынуждены свернуть работу по прямому распоряжению госорганов. А станок или прилавок домой не унесешь…

Вторая группа - фирмы, основная работа которых сосредоточена в офисах. Им как раз намного проще перейти на удаленку. Однако "проще" - не значит "безболезненно". Перевести на работу из дома достаточно большой офис, как оказалось, не самая тривиальная задача.

Первая группа: проявляем изобретательность

Здесь все очень сильно зависит от сферы деятельности. Так что давать общие советы смысла нет, лучше рассмотрим конкретные примеры.

Казалось бы, строительство сложно вести на удаленке. Но, оказывается, нет. Несколько киевских строительных компаний, стройки которых в столице остановлены, быстро переориентировались на провинцию. Их менеджеры активно собирают заказы на достройку чего угодно в сельской местности - от коровника для фермера или элеватора для агрохолдинга и до коттеджа в 30 километрах от Киева.

Строителей на объекты возят арендованными автобусами, некоторых селят в бытовках прямо на месте. Демпингуют отчаянно, уже не на грани, а за гранью рентабельности, признаваясь: сейчас главное - сохранить коллективы и минимизировать убытки.

Многие кафе и рестораны закрыли залы, но не остановили кухни. Повара работают, директора срочно покупают рекламу в Интернете, блюда продают навынос, - чаще всего их забирают курьеры служб доставки. По признанию игроков отрасли общепита, оборот получается на уровне 40–50% от ежедневного, рентабельность - 20–30% от обычной. Но все же лучше, чем полностью закрываться.

Магазины одежды и обуви "сбегают" в Интернет. У большинства теперь можно сделать заказ на сайте, доставка - опять же курьером. Мебельным магазинам, как и магазинам товаров для дома, немного сложнее. Но делать нечего, они пошли тем же путем.

Компании, которые занимались проведением разного рода конференций, семинаров, обучающих курсов и прочего, в большинстве своем тоже не растерялись. Люди все равно сидят по домам и далеко не все готовы бездумно смотреть телевизор. Так что публичные мероприятия быстро перевели в онлайн (музыкальных концертов это, правда, не коснулось).

И тут возникает вопрос монетизации, ведь в онлайне бездна разного рода бесплатных курсов и лекций. Но тут уж каждый как может…

Парикмахеры, визажисты, мастера маникюра - все работают на дому: у себя или приезжая к заказчику индивидуально. Цены на перечисленные услуги по Киеву уже выросли на 20–30%.

Адвокаты, юристы, маркетологи, дизайнеры, фитнес-тренеры, в общем, все, кто зарабатывал в своих конторах, отправились по домам.

Вторая группа: организованность и самодисциплина

Перевод офисных сотрудников в режим дистанционной работы существенно влияет на бизнес-процессы каждой компании. Между "можно, я завтра из дома поработаю" и организацией полноценного рабочего процесса на удаленке для коллектива из сотни человек - настоящая пропасть.

Сотрудники, привыкшие проводить много времени вместе, начинают испытывать проблемы, прежде всего с дисциплиной, самоорганизацией и мотивацией. В результате бизнес-процессы расстраиваются, а клиенты страдают от задержек в обслуживании и стремительно ухудшающегося сервиса. Поэтому, начиная перевод офиса на удаленную работу, первым делом следует оценить, какая доля сотрудников готова к такому переходу. Затем необходим план для тех, кто не может трудиться удаленно по семейным, личным либо иным обстоятельствам. Сотрудников, которые продолжат работать в офисе, нужно разместить в комнатах, предназначенных для конференций, на максимально удаленном расстоянии друг от друга.

IT-отделу придется позаботиться о технической стороне процесса. Далеко не со всеми данными можно работать удаленно, за пределами локальной сети предприятия. Например, у бухгалтерии точно могут начаться проблемы. Еще хуже банкам и страховым компаниям, - там даже законодательство не позволяет удаленно работать со многими типами данных. Да и в целом нужно позаботиться об информационной безопасности. Сотрудники, работающие из дома и с собственных компьютеров, куда более уязвимы для хакеров, чем работающие в офисе.

Всякая удаленная работа строится на самодисциплине и разграничении рабочего и личного времени и пространства. Но последние постоянно норовят перемешаться. То с утра до ночи сидишь за монитором, работая над большим проектом или даже несколькими, то весь день отвлекаешься на домашние дела или просто смешные видосики, а потом пытаешься нагнать и возвращаешься к первому варианту.

Американское агентство Bloomberg тоже указывает, что удаленка увеличивает рабочий день примерно на два часа, то есть плюс 40 часов работы в месяц. Получается, люди работают из дома практически без выходных (с другой стороны, многие тратили столько же времени на проезд до работы и обратно). Тут на горизонте уже начинают маячить профессиональное выгорание и нервные срывы, которые, конечно, ни сотрудникам, ни компании не нужны.

Разорвать этот порочный круг может только твердое расписание, которое начинается с отказа от постоянного ношения халата и пижамы. Желательно сделать себе отдельное рабочее место и домашний рабочий дресс-код. Далее идет составление списка задач на день, причем не обязательно только для удаленного работника и только по работе. Если у него есть семья и дети, пусть подумает и об их расписании, оно поможет не отвлекать друг друга в рабочее время и сосредотачиваться на работе именно тогда, когда это важно и продуктивно. Например, общаться во время перерывов и общих приемов пищи.

Другое слабое место удаленной работы состоит в том, что многие коммуникации и эмоциональные процессы происходят скрыто, и может быть трудно увидеть полную картину происходящего. Чтобы сгладить эти моменты, руководству фирмы стоит организовать регулярные встречи в онлайне: командные, с рабочими группами и индивидуально. Информированность и прозрачность - залог успеха.

Но приготовьтесь: быстро войти в рабочий режим всему коллективу на удаленке все равно не получится. Проблемы неизбежны. Как и экономический провал, когда все, наконец, закончится.

Все статьи автора читайте здесь.