Людина починає спілкуватися з іншими людьми від самої своєї появи на світ.
Перші переговори в нашому житті - це крик немовляти про свою потребу і отримання у відповідь бажаного. Чим старшою стає людина, тим складніше її спілкування з іншими, тому в мистецтві домовлятися ми вдосконалюємося все життя. Ми домовляємося з рідними та близькими, колегами, партнерами, клієнтами й підрядниками. Буває, що дуже важливо отримати певний результат, але не все залежить від нас, - є й друга сторона, яка приймає рішення. Проте нам під силу зробити все можливе, аби підвищити шанси на успіх.
Хвилювання, тривога, страх, невпевненість тією чи іншою мірою неминуче виникають перед важливою зустріччю. Немає універсальних способів позбутися цих переживань, які часто заважають справі, але можна спробувати звести їх до мінімуму.
Не торкаючись технічних питань, тобто переговорних технік і прийомів, розглянемо ті аспекти підготовки й проведення переговорів, у яких є можливість вплинути на власний емоційний стан.
Ви вирушаєте на важливу ділову або приватну зустріч. Ще до того, як ви промовите якісь слова, у співрозмовника формується перше враження про вас. Приблизно 90% інформації про навколишній світ людина отримує через візуальний канал сприйняття, тому зовнішній вигляд такий важливий. Проводжатимуть вас по розуму, але зустрінуть - по одежині. Звісно, неможливо наперед вгадати, чи сподобається ваш зовнішній вигляд іншій людині, але в цьому випадку йдеться не так про те, щоб подобатися іншому, як про те, щоб подобатися собі. Якщо ви собі подобаєтеся, це додасть вам упевненості і буде помітно для оточення. Чи помічали ви, що співрозмовник ховає руки або намагається ніби заховатися під стіл, чи постійно поправляє зачіску? Причин для цього може бути багато, але найчастіше таким чином ми намагаємося приховати або виправити те, що не подобається нам самим і, за нашими уявленнями, може не сподобатися іншому: неакуратні нігті, невдалу зачіску, пом'ятий одяг або брудне взуття. А збоку ця людина здається надто нервовою й метушливою, і це викликає подив та настороженість - замість прихильності та довіри. Подбайте про те, щоб вам у вашому зовнішньому вигляді все подобалося.
Продовжуючи розмову про зовнішній вигляд, скажу кілька слів про дрес-код. Одяг повинен відповідати ситуації. На романтичному побаченні дивний вигляд має строгий діловий костюм із краваткою, а на діловій зустрічі - підкреслено сексуальне й недбале вбрання. Звісно, є ситуації, де зовнішній вигляд чітко визначений протоколом, тут значно простіше. Але частіше нам доводиться імпровізувати й угадувати, і важливо розуміти, до чого ви прагнете привернути увагу: до себе чи до предмета переговорів? Незалежно від того, який одяг і взуття ви виберете, вам у них має бути комфортно та зручно. Піджак, що сковує рухи; постійно сповзаюча бретелька; надто коротка спідниця, яку весь час хочеться обсмикати; одяг, що не відповідає погоді, в якому ви мерзнете або, навпаки, задихаєтеся від спеки, - все це створює фізичний дискомфорт, відвертає вашу увагу від розмови і, в остаточному підсумку, не додає впевненості в собі. Найкраще вбрання для важливої зустрічі приміряти заздалегідь, походити, посидіти, відчути, як вам у ньому. Особливо якщо ви не одягаєтеся так щодня, - тоді до нового образу треба трохи звикнути.
Не завжди ми пам'ятаємо про те, яку важливу роль виконують у нашому житті запахи. Зазвичай не звертаємо на запахи особливої уваги, ну хіба що на дуже сильний. Підсвідомо ж ми вибираємо як приємніших тих людей, чий запах нам подобається, і відштовхуємо тих, хто пахне неприємно. Тут, як і з одягом, неможливо вгадати, що сподобається співрозмовникові, тому найкраще не зловживати парфумом. Запах парфумів або туалетної води має відчуватися на відстані не далі 30 см від вас. Це так звана інтимна зона, навряд чи на ділових переговорах ви будете перебувати так близько одне до одного. Однак є люди з дуже тонким нюхом, і тоді добре використовувати м'який, нейтральний аромат. А на романтичному побаченні сильний синтетичний запах, швидше, відштовхне, ніж привабить, навіть якщо це дорогі та якісні парфуми. Зрозуміло, з особистою гігієною теж має бути все гаразд.
Окремо згадаю запах сигарет. Якщо ви палите звичайні сигарети і не знаєте, як сприймає це співрозмовник, краще пропустіть перекур перед зустріччю: запах диму в'їдається у волосся, одяг, довго відчувається в подиху. Трапляється, помітний і запах учорашньої бурхливої вечірки, особливо якщо перебрали з алкоголем, - пам'ятайте про це.
Інколи від хвилювання перед завтрашнім днем важко заснути, проте добре було б усе ж таки виспатися, а також не бути голодним перед зустріччю. Наш фізичний стан дуже впливає на настрій і сприйняття навколишнього світу, тому важливо подбати про базові людські потреби.
Додавши впевненості собі з допомогою турботи про тіло та зовнішній вигляд, саме час продумати зміст майбутньої ділової або особистої зустрічі.
Найголовніше й очевидне, про що, хоч як це дивно, часто забувають, - навіщо потрібні ці переговори, якої мети треба досягти? Ні, загалом, звісно, зрозуміло, але диявол ховається в дрібницях, наприклад: чи реалістичну поставлено мету?
Бувають зустрічі-знайомства, зустрічі для вияснення потреб, бажань та намірів і зустрічі для укладання угоди.
Визначите, якою ви бачите для себе цю зустріч. Якщо це переговори з потенційним клієнтом, то навряд чи перша зустріч завершиться угодою або обіцянкою угоди. Якщо це перше побачення, і візаві вам дуже-дуже подобається, все одно передчасно зразу ж пропонувати руку та серце або озвучувати бажання вийти заміж. Це не перебільшення й не жарт, так трапляється в реальному житті, і це призводить до цілком протилежного результату.
Тому визначтеся з метою, подумайте, наскільки вона досяжна, і дійте в рамках реальності. Якщо перша зустріч мине успішно, то буде й наступна, де можна наближатися до бажаного результату в цілому.
Скажу окремо про важливі нюанси під час підготовки до ділових перемовин. Якщо на приватній зустрічі ви презентуєте себе, то на діловій фокус уваги має бути не на вас, а на вашій пропозиції. Нерідко буває, що людина, знаючи про свою привабливість і харизматичність, намагається зачарувати іншу сторону суто по-людськи. Певною мірою це працює, і нерозумно було б цим не користуватися: ми охочіше співпрацюємо з тими, хто нам подобається. Але чарівний перемовник іде, а потенційний клієнт залишається з хорошим враженням про нього, а не про його пропозицію.
Подбайте, щоб презентувати вашу ділову пропозицію так само добре, як і себе особисто. Ви мусите самі досконало розуміти, що продаєте; знати сильні і слабкі сторони ваших товару або послуги, щоб не розгубитися від несподіваного чи каверзного запитання. До речі, пам'ятайте: чим більше запитань ставить співрозмовник, тим вища його зацікавленість. Підготуйте відповіді на всі запитання щодо вашої пропозиції, які тільки можуть спасти вам на думку, і почувайтеся впевненіше.
Для досвідченого перемовника це очевидні речі, але що коли ви новачок? Можна вчитися майстерності безпосередньо в процесі, але простіше й легше спочатку потренуватися на колегах або знайомих. Порепетируйте зустріч, попросіть поставити якнайбільше запитань, - так ви виявите свої слабкі місця й пробіли у знаннях товару чи послуги. У наш час нескладно записати такі пробні переговори на відео, щоб збоку побачити себе і зрозуміти, яке враження ви справляєте, що можна поліпшити або виправити.
Як правило, на ділову зустріч беруть із собою підручні матеріали: пропозицію у письмовій формі, можливо буклети або брошури. Якщо є можливість подивитися точні дані, а не згадувати їх, це дуже полегшує роботу і, знову ж таки, додає впевненості. Правда, в наш цифровий час практично вся інформація доступна в електронному вигляді, презентації вже давно не надсилають поштою й не залишають на флешці, а демонструють на місці з допомогою гаджетів. Не так важливо, в якому вигляді перебуває інформація, - важливо, щоб ви в ній легко орієнтувалися й могли зорієнтувати іншого. Тому вивчіть усе заздалегідь, а заодно перевірте, чи відкриваються й відображаються всі документи в електронному вигляді належним чином.
У ділових переговорах рідко беруть участь тільки дві людини, зазвичай це кілька спеціалістів з однієї і з другої сторони. Коли ви вирушаєте на зустріч із колегами, домовтеся заздалегідь, хто на які питання відповідатиме. Неузгодженість і навіть, буває, суперництво з колегою прямо на переговорах справляє дуже погане враження. Постарайтеся цього уникнути.
Домовляючись про місце та час зустрічі, враховуйте побажання всіх сторін і шукайте компроміс. Крайнощі тут, як і в багатьох інших питаннях, шкодять. Наприклад, якщо ви вперто наполягаєте на часі й місці, зручних для вас, або ж безумовно погоджуєтеся на пропозицію іншої сторони, навіть коли вона вам сильно не підходить. Друге часто буває, якщо вам дуже треба, і ви думаєте, що поступка з вашого боку допоможе досягти потрібного результату. Допомагає не завжди, а ось дискомфорт, який ви відчуватимете, добираючись, скажімо, на восьму ранку в чужий офіс на другому кінці міста, точно вплине на ваші стан та якість зустрічі.
Ну й останній штрих, що додає впевненості в собі, - пунктуальність. Приїхавши вчасно, тобто хвилин за 10 до потрібного часу, ви позбавите себе зайвого хвилювання і страху, якщо довго чекатимете, або незручності й сорому, якщо спізнитеся.
Можна чудово підготуватися до зустрічі й однак почати дуже хвилюватися. Таке часто трапляється, наприклад, на романтичному побаченні. Щоб не "відлетіти" разом із емоціями, скористайтеся прийомами, які допомагають відчути тіло: візьміть у руки який-небудь предмет і відчуйте його; повільно пийте напій, якщо він є; зробіть кілька повільних, глибоких вдихів. Нерідко від хвилювання хочеться швидко й багато говорити, ось тут добре б зусиллям волі зробити паузу і подихати. По-перше, це приводить до тями, по-друге, ви справите враження серйозного, вдумливого співрозмовника.
Пам'ятайте: якщо інша людина зустрічається з вами, то щось у вашій пропозиції їй потрібно, важливо, цікаво, і, в цьому сенсі, вона на вашому боці. До речі, цілком доречно прямо запитати, що привернуло увагу іншого, чому він погодився зустрітися. Чим менше у вас здогадів і припущень, чим більше точної інформації, тим більше впевненості.
Хоч би як склалися обставини, хоч би чим закінчилися важливі ділові або приватні переговори, найголовніше - ви це зробили! З кожною наступною зустріччю у вас буде дедалі більше впевненості в собі.
Адже не помиляється тільки той, хто нічого не робить, а хто робить, той поступово вдосконалює свої вміння та навички.